Die vier Gruppen
„Buchung“ (Anmerkung), „Besteller“ (wer bucht), „Rechnungsadresse“ (bleibt sie leer, gilt die Adresse des Bestellers) und „Teilnehmer“ (Visitenkarte, Adresse, Status, Datenschutz und Ticket). Sobald ein Feld aus Buchung, Besteller oder Rechnungsadresse im Formular ist, wird aus jedem Eintrag eine Buchung. Ihre Bestellnummer wird automatisch aus Formular-ID und Eintragsnummer gebildet, z. B. „ixS2SfI84D_4334“. Ohne diese Felder legt jeder Eintrag nur Kontakte an. Soll der Besteller selbst teilnehmen, schalten Sie über das Zahnrad neben „Zummit Event Suite“ in der Palette „Besteller ist auch Teilnehmer“ ein: Er wird dann als erster Teilnehmer gebucht.
Wo welche Felder liegen
Buchungs-, Besteller- und Rechnungsfelder gehören direkt aufs Formular. Teilnehmer-Felder liegen entweder direkt auf dem Formular (eine Person) oder in genau einer Wiederholgruppe (eine Person pro Eintrag), nie an beiden Stellen. Die Palette zeigt oben, für welches Ziel sie gerade gilt, und sperrt Gruppen, die dort nicht passen. Jeder Baustein darf pro Ziel nur einmal vorkommen.
Event-ID
In den Zummit-Optionen (Zahnrad neben „Zummit Event Suite“ in der Palette) tragen Sie ein, zu welchem Event die Einträge gehören: eine feste ID (z. B. 1204) oder ein Link-Parameter wie queryString.eventId, mit dem ein Formular für mehrere Events dient. Ohne Event-ID geht nichts an Zummit. Kommt die ID aus dem Link und fehlt der Parameter, lässt sich das Formular nicht absenden: Teilnehmende sehen „Dieser Formular-Link ist unvollständig“, damit niemand eine Bestätigung für eine Buchung bekommt, die nie zustande kommt. Ticket-Felder zeigen die Tickets des Events mit ihrem Bruttopreis.
Feste Werte für Teilnehmer
Im Tab „Integrationen“ legen Sie Werte fest, die für jeden übertragenen Teilnehmer gelten: Kontakttyp, Ticket-Status (Autorisierung) und Kontaktfreigabe (Networking). Enthält das Formular ein Feld für denselben Wert, hat die Antwort im Feld Vorrang.
Vor dem Veröffentlichen
Der Tab „Integrationen“ listet fehlende Angaben, etwa eine E-Mail der Teilnehmenden, eine fehlende Event-ID oder einen Besteller ohne E-Mail. Die Hinweise blockieren nichts; beim Veröffentlichen und beim Speichern eines veröffentlichten Formulars fragt der Editor einmal nach.
Übertragung
Jeder Eintrag geht in einem Schritt an Zummit, ganz oder gar nicht. Die Tabelle „Einträge“ zeigt danach die Buchungsnummer und die Kontakt-Nummer jeder Person, bei einem Fehler die betroffene Person und das Feld. „Jetzt synchronisieren“ sendet den Eintrag erneut, so wie er abgesendet wurde, ohne Doppelte anzulegen.
Status der Übertragung
Die Spalte „Zummit-Sync“ zeigt einen dieser Zustände:
Dateien
Datei-Upload-Felder brauchen keinen Zummit-Baustein; ihre Ebene ergibt sich aus der Lage. Ein Datei-Upload direkt auf dem Formular gehört zur Buchung, einer in der Wiederholgruppe der Teilnehmer zum Teilnehmer dieses Eintrags. In zummit Studio erscheinen die Dateien in den Details der Buchung unter „Dokumente“ bzw. beim jeweiligen Teilnehmer; ein Klick lädt sie herunter. Die Datei selbst bleibt in zummit Forms, zummit erhält nur einen Verweis. Herunterladen können sie nur Nutzer, die die Buchung sehen dürfen.
Einen Eintrag aus Studio öffnen
Buchungen und Kontakte in zummit Studio verlinken auf den Eintrag, aus dem sie stammen. Der Link öffnet die Einträge des Formulars in Forms mit den Details dieses Eintrags; er funktioniert nur für Benutzer desselben Kunden.
Event-Daten
Beim ersten Öffnen des Formulars mit einer Event-ID werden die Event-Daten (zummit.event.*-Variablen und Tickets) aus Zummit geladen und gespeichert. Spätere Aufrufe zeigen die gespeicherten Daten sofort; sind sie älter als 10 Minuten, holt das Formular im Hintergrund die aktuellen Daten und aktualisiert die offene Seite, wenn sich etwas geändert hat. In den Zummit-Optionen löscht „Zwischengespeicherte Zummit-Daten löschen“ die gespeicherten Daten aller Event-IDs, sodass der nächste Aufruf sie neu lädt.